¿Ser o no ser agile? Derribando mitos sobre la agilidad y su aplicación en proyectos.

En BASF cuando nos presentamos ante un equipo o en una reunión, solemos utilizar un dato curioso que como Project Managers nos interpela mucho y es: no utilizamos agile en todos los proyectos. Lo que nos hace ahondar un poco en: ¿qué es agile? La agilidad es un mindset, un camino de adaptación y aprendizaje continuo, a través de un enfoque iterativo e incremental que permite a los equipos entregar valor al cliente de manera constante. La agilidad conceptualmente nos va a permitir dar una respuesta más efectiva; no obstante, debemos elegirla en función de la conformación de nuestros equipos, de las características del proyecto, de la cantidad de entregas que tengamos que hacer a nuestros clientes y de muchos otros elementos a analizar.

Entonces, ¿por qué decimos que no para todos los proyectos utilizamos agile? A lo que preferimos responder con la siguiente pregunta: ¿qué es más importante: usar metodologías ágiles en todos los proyectos o ser agile? En este artículo derribaremos algunos mitos sobre la agilidad y su aplicación, y les adelantamos una gran verdad: lo importante no es adaptar un proyecto a una metodología, sino incorporar lo mejor de cada una de ellas.

Hoy en día las metodologías ágiles son tendencia y pareciera que si no las aplicás en tus proyectos estás desactualizado o no te estás adaptando. Sin embargo, todo depende de las características del proyecto y el contexto en el cual se está enmarcando. Una parte fundamental del inicio de un proyecto es determinar cuál es la mejor metodología para encararlo; por eso les compartimos algunos mitos y verdades que como tantos otros Project Managers hemos escuchado: 

1. En agile no se planifica

Que los scrum masters que nos están leyendo no entren en pánico, pero queremos romper con este mito. Un ingrediente clave en el enfoque de cualquier gestión de proyectos es la planificación. En agile, ésta se da durante todo el proyecto, en cada sprint (ciclo acotado de trabajo) a medida que se va organizando cómo se va a realizar el trabajo. La clave es estar abiertos a los cambios que puedan surgir, por sobre la planificación que se haya realizado. Lo que diferencia a cada enfoque no es el hecho de que haya o no planificación, sino cuánta y en qué momento se realiza.

2. Pone foco en el cliente

Verdadero. Lo innovador de este enfoque es poner al cliente en el centro y que éste forme parte del equipo del proyecto y se vuelva un interesado clave en la toma de decisiones.

3. El objetivo es agregar valor constantemente

Así es. Agregar valor al cliente es la prioridad y es lo que mantiene la colaboración, la confianza y la motivación en todo el equipo. El enfoque agile está basado en entregar valor durante todo el ciclo de vida del proyecto, adaptándose a los nuevos requerimientos y cambios que puedan surgir. Si no agrega valor, no vale la pena continuarlo. A esto nos referíamos con la importancia de “ser” agile como mindset o esencia.

Todo esto no quita que “ser agile sea tan fácil”. En las grandes organizaciones nos enfrentamos a constantes desafíos que, desde nuestra experiencia, pueden incorporar algunas prácticas ágiles que se ajusten al contexto del proyecto:

• Ventanas de pecera.

También llamadas fishbowl windows. Son videoconferencias que se mantienen abiertas durante todo el día para que las personas puedan conectarse espontáneamente y comunicarse según necesiten; independientemente del lugar geográfico donde se encuentren. Vimos que esto logra estrechar las relaciones del equipo y mejorar la comunicación, sobre todo en un contexto de virtualidad.  

• Tableros virtuales.

Incorporar herramientas de colaboración es muy útil en la gestión de proyectos y en el desarrollo de trabajo en equipos multifuncionales. Independientemente de tener un cronograma y una lista de tareas, en etapas puntuales de un proyecto puede ser muy útil tener herramientas y técnicas más visuales para distribuir el trabajo en el equipo. De esta manera, se hace más fácil lograr un mayor involucramiento y seguimiento. Algunas que hemos utilizado nosotras son: Miro, Kanban, Azure Devops.

• Retrospectivas.

Adaptamos un poco la típica sesión de lecciones aprendidas a dinámicas de evaluación continua. “¿Cómo venimos?” y “¿Cómo podemos mejorar?”, fueron preguntas recurrentes durante todas las etapas de los proyectos. Cuando un equipo multidisciplinario reflexiona sobre el producto y el proceso, el equipo es ágil.

• Cambios en el estilo de liderazgo.

Con el objetivo de ir logrando equipos más auto-organizados y motivados, apuntamos a cambiar de un estilo exclusivamente de gestión/gestor, a un rol de facilitador/coach con liderazgo de servicio. Esto implica inculcar una mentalidad de crecimiento, quitar impedimentos y allanar el camino para que cada participante pueda lograr su máximo desempeño, aportando valor frecuentemente.

En conclusión, no todo es blanco o negro, pero hay muchas cosas que podemos ir haciendo e incorporando para comenzar a cambiar el mindset de los colaboradores y pasar de proyectos agiles a organizaciones agiles.